E-mail templates

E-mail templates
28-02-2018

E-mailtemplates effectief inzetten

In eerste instantie zal je denken: “Ik heb toch outlook…” Dat klopt, maar Portus vereenvoudigt uw proces en zorgt ook voor correcte documentatie. Hoe dit precies in elkaar zit leest u in deze blog.

Heldere communicatie naar de klant
Wanneer u voor grote partijen werkt, is het belangrijk dat u eenduidige communicatie hanteert. Dit maakt het voor u klant namelijk een stuk eenvoudiger om de informatie te filteren en juist te verwerken. Dit komt ten goede op het aantal telefoontjes per dag voor verduidelijking en statusupdates.

Door e-mailtemplates op te stellen in Portus communiceert u precies op dezelfde manier. U verstuurt dezelfde e-mailtemplates als uw collega dit zorgt weer voor heldere communicatie naar de klant toe.

Alles blijft bewaard
De e-mailtemplates worden in de werkbon opgeslagen. Op deze manier heeft u altijd documentatie als u van uw klant te horen krijgt dat ze niet van een afspraak afwisten.

Daarnaast beschikt de monteur over dezelfde informatie als kantoor. De monteur kan eventueel op locatie aantonen dat er een e-mail verstuurd is.

Automatisch ingevulde velden
Outlook is inderdaad handig maar die heeft geen automatisch ingevulde velden. U kunt aan uw e-mailtemplate velden toevoegen. Dit kan gaan om een werkbonnummer, werkomschrijving of een datum, er zijn diverse mogelijkheden om uit te kiezen.

Door deze velden toe te voegen, worden ze automatisch gevuld met informatie uit de desbetreffende werkbon.

Overtuigd? Of nieuwsgierig geworden? We vertellen u graag meer over de mogelijkheden van Portus. U kunt zich ook eenvoudig inschrijven voor een demopresentatie.